發表人:許川海

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知識的層次

在職場工作,撰寫報告是一件重要的事。企業內許多重要的資訊,必須向上呈報或分享有關人物,不把它變做文字,便利他們閱讀,資訊就無法傳送。掌握資訊的原始者,倘若沒能力用文字表達見識,那就難以立足於職場。
寫作報告是下對上的行為,有兩種方式,一種是便利閱讀的書面報告,一種是多向解說的視訊報告,也就是一般所謂的簡報(Presentation)。前者譬如工作或顧客訪問報告,後者譬如業務或生產簡報,然而簡報不限於下對上,平輩的跨部門報告或上對下的政策宣導,以及管理者的知識分享等,也會採用簡報。

著重使用價值

當今的時代有了電腦做工具,上述兩種報告更可以藉文書作業,美化字體傳送給想要告知的對象。重點是:「內容是否具有價值?是否清楚地轉達資訊?是否有效地解說見識?是否讓收到資訊的對方有所受益,或知道採取應有的行動?是否讓對方看到自己的價值?」
動筆表達,目的就在說服或影響對方,倘若言不能盡其意,只有白費工夫。我們經常看到一些簡報者,提供許多數字資料,再把資料化作美麗的圖表,讓人賞心悅目,然而,這些資料究竟具有什麼意義?對大家有何利益?簡報者將採取什麼行動或接收訊息者應該怎麼做?都沒做進一步的說明,這就顯示不出價值。
資訊屬於知識的一種,十多年前,歐美企業開始提倡「知識管理」,把知識分為四個漸進的層次:「資料→資訊→知識→智慧」。一般人對於知識分享,習慣於專注資料與資訊,忽略較深的層次,因為大家對「知識與智慧」實質認識不足。
知識的價值在於「應用」!求學讀書,目的就在學習應用的知識,知識不能「致其用」,或只是知而不識,那有如無知。譬如有些人遍識百草、認識昆蟲,一見就能叫出其名,倘若知而不識,則只能自娛一時。神農遍嘗百草,知其毒、知其苦、知其補,知取其為藥醫病救人,這才是典型的知識。

見解知識的根本

對於知識的層次,個人認為應該稍作變化,將之修改為「資料→資訊→見識→智慧」,因為「知識」兩個字,完全涵蓋這四個層次,必須把資訊化作見識,因領悟再化做行動的智慧,才能顯示知識的價值。然而雖說知識涵蓋四個層次,資料卻是其根本,因此許多人為了這根本知識,費盡心思耗盡心力竟致迷失。
知識的第一個層次用「資料」兩個字表示,強調「知情(Know-What)」,知道怎麼回事,知道該知道的事。一般簡報中所顯示的表格或數字,譬如銷售或生產數量、品質不良率或退貨次數、銷售對象或銷售地域等,都只能算是資料,甚至從書本、雜誌或報章閱讀到的也屬於此,算是基本知識。
所謂萬丈高樓從平地起,資料雖是基本知識,但是沒有這基礎,知識也無法建立。資料著重觀察、閱讀和打聽,經過收集、發問和思考,再將之歸納與整理,必須再加以比較與分析,並找出問題與癥結,評判事情的輕重與緩急或敵情的強弱(Strength & Weakness)等,才能見到它的價值。
之所以費盡心思耗盡心力卻又迷失,在於有人誤解知識,把基本知識的資料,放大為所有知識,費盡心思於資料,從根本上犯了錯誤。

從根本上犯錯

許多人習慣於懷疑資料的真實性,花費過多的精神在資料的蒐集和採證,反而忽略歸納、整理、分析、比較等作業,以致於白費功夫。有人會一再地發問,一直挖掘資料,雖然滿足了自我或他人的好奇,卻不理解問題的真相與狀況,不去探討癥結或領悟知識,蹧蹋了知識的價值。
譬如新聞記者,緊盯住演藝人員或政治人士,蒐集個人的資訊,連他(她)們的家人或私生活都不放過,甚至還做推理或假設,豐富了報刊的文字和版面,卻誤導了讀者的聽聞,或傷害有關人物。
又有人富於聯想,舉一能反三,方提出一個問題,還不清楚內容或癥結,就又聯想到其他許多問題,讓自己落入思考的陷阱。把這樣的知識用於簡報,就變成抓不住重點或辭不達意,聽者無法同步,會讓人不耐煩,容易遭遇阻抗。倘若做為文章或報告,沒人會願意閱讀。
資料雖然是知識的根本,卻不是知識的全部,重點在對此基本知識的認識,藉整理、歸納、發問、思考、分析、比較等作業得以領悟,再由此心得而發展出下一步的知識,讓接受資訊者受惠。

最高價值在應用

知識的進一步層次是「資訊」,強調資料中所隱含的知識,著重「知理(Know-Why)」,由資料或狀況的分析與比較去找出因由或道理,再找出應用的難易或情勢的利害,由此而「見識」到可行的「機會與威脅(Opportunity & Threat)」,進而導出知識的第三個層次:「知行(Know-How)」。
學習或吸收知識目的在應用, 因此所謂「知行」,正是一種行動或應用的「見識」,知道怎麼解決、怎麼執行或怎麼應用,強調「方法與對策」。「知行」屬於一種策略與執行的層次,涵蓋判斷、決策與執行,然而它已是一種初級的智慧。
知識未引出見識,無法落實於行動,無所謂價值,行動未說明方法或對策,會漫無目的,變成無頭蒼蠅亂衝亂闖,得不到結果,看不到執行力。
知識的最高層次是「智慧」,可以稱之為「知變(Know-To)或見解」,包括「To Be、To Do與To Go」,是為「知處」,見解到哪裡是最佳位置,「知用」知道運用什麼方法或生產怎樣產品更有效,以及「知動」知道走什麼路線或方向最正確。「知變」在能溫故知新,能夠前瞻(To Go)、創新(To Do)、應變(To Be)與發展(To Develop),代表一個人的競爭力。
我們通常稱某個人是「人才」,在於他擁有「前瞻、創新、應變與發展」等的行動智慧。然而,智慧藏在人才各自的腦海中,不將見識呈現於簡報,不能落實於行動,我們見不到人才,看不到人的價值。
高明的簡報,在能顯示智慧,在能指出正確的目標和應有的對策,說明行動的策略和明確的計畫,或取得什麼地位,獲得什麼結果。沒有這類的功力,從何擔任高階的職務?又如何去指揮或帶動團隊的運作?由此,越想要進階高位,越需要了解知識的層次,學會文字溝通的能力。許多高官或高階人物,一再地遭受無能的批評,豈不是這個緣故?

作者:許川海