在職場工作，撰寫報告是一件重要的事。企業內許多重要的資訊，必須向上呈報或分享有關人物，不把它變做文字，便利他們閱讀，資訊就無法傳送。掌握資訊的原始者，倘若沒能力用文字表達見識，那就難以立足於職場。

寫作報告是下對上的行為，有兩種方式，一種是便利閱讀的書面報告，一種是多向解說的視訊報告，也就是一般所謂的簡報（Presentation）。前者譬如工作或顧客訪問報告，後者譬如業務或生產簡報，然而簡報不限於下對上，平輩的跨部門報告或上對下的政策宣導，以及管理者的知識分享等，也會採用簡報。

著重使用價值
當今的時代有了電腦做工具，上述兩種報告更可以藉文書作業，美化字體傳送給想要告知的對象。重點是：「內容是否具有價值？是否清楚地轉達資訊？是否有效地解說見識？是否讓收到資訊的對方有所受益，或知道採取應有的行動？是否讓對方看到自己的價值？」

動筆表達，目的就在說服或影響對方，倘若言不能盡其意，只有白費工夫。我們經常看到一些簡報者，提供許多數字資料，再把資料化作美麗的圖表，讓人賞心悅目，然而，這些資料究竟具有什麼意義？對大家有何利益？簡報者將採取什麼行動或接收訊息者應該怎麼做？都沒做進一步的說明，這就顯示不出價值。

資訊屬於知識的一種，十多年前，歐美企業開始提倡「知識管理」，把知識分為四個漸進的層次：「資料→資訊→知識→智慧」。一般人對於知識分享，習慣於專注資料與資訊，忽略較深的層次，因為大家對「知識與智慧」實質認識不足。

知識的價值在於「應用」！求學讀書，目的就在學習應用的知識，知識不能「致其用」，或只是知而不識，那有如無知。譬如有些人遍識百草、認識昆蟲，一見就能叫出其名，倘若知而不識，則只能自娛一時。神農遍嘗百草，知其毒、知其苦、知其補，知取其為藥醫病救人，這才是典型的知識。

見解知識的根本
對於知識的層次，個人認為應該稍作變化，將之修改為「資料→資訊→見識→智慧」，因為「知識」兩個字，完全涵蓋這四個層次，必須把資訊化作見識，因領悟再化做行動的智慧，才能顯示知識的價值。然而雖說知識涵蓋四個層次，資料卻是其根本，因此許多人為了這根本知識，費盡心思耗盡心力竟致迷失。

知識的第一個層次用「資料」兩個字表示，強調「知情（Know-What）」，知道怎麼回事，知道該知道的事。一般簡報中所顯示的表格或數字，譬如銷售或生產數量、品質不良率或退貨次數、銷售對象或銷售地域等，都只能算是資料，甚至從書本、雜誌或報章閱讀到的也屬於此，算是基本知識。

所謂萬丈高樓從平地起，資料雖是基本知識，但是沒有這基礎，知識也無法建立。資料著重觀察、閱讀和打聽，經過收集、發問和思考，再將之歸納與整理，必須再加以比較與分析，並找出問題與癥結，評判事情的輕重與緩急或敵情的強弱（Strength & Weakness）等，才能見到它的價值。

之所以費盡心思耗盡心力卻又迷失，在於有人誤解知識，把基本知識的資料，放大為所有知識，費盡心思於資料，從根本上犯了錯誤。

從根本上犯錯
許多人習慣於懷疑資料的真實性，花費過多的精神在資料的蒐集和採證，反而忽略歸納、整理、分析、比較等作業，以致於白費功夫。有人會一再地發問，一直挖掘資料，雖然滿足了自我或他人的好奇，卻不理解問題的真相與狀況，不去探討癥結或領悟知識，蹧蹋了知識的價值。

譬如新聞記者，緊盯住演藝人員或政治人士，蒐集個人的資訊，連他（她）們的家人或私生活都不放過，甚至還做推理或假設，豐富了報刊的文字和版面，卻誤導了讀者的聽聞，或傷害有關人物。

又有人富於聯想，舉一能反三，方提出一個問題，還不清楚內容或癥結，就又聯想到其他許多問題，讓自己落入思考的陷阱。把這樣的知識用於簡報，就變成抓不住重點或辭不達意，聽者無法同步，會讓人不耐煩，容易遭遇阻抗。倘若做為文章或報告，沒人會願意閱讀。

資料雖然是知識的根本，卻不是知識的全部，重點在對此基本知識的認識，藉整理、歸納、發問、思考、分析、比較等作業得以領悟，再由此心得而發展出下一步的知識，讓接受資訊者受惠。

最高價值在應用
知識的進一步層次是「資訊」，強調資料中所隱含的知識，著重「知理（Know-Why）」，由資料或狀況的分析與比較去找出因由或道理，再找出應用的難易或情勢的利害，由此而「見識」到可行的「機會與威脅（Opportunity & Threat）」，進而導出知識的第三個層次：「知行（Know-How）」。

學習或吸收知識目的在應用， 因此所謂「知行」，正是一種行動或應用的「見識」，知道怎麼解決、怎麼執行或怎麼應用，強調「方法與對策」。「知行」屬於一種策略與執行的層次，涵蓋判斷、決策與執行，然而它已是一種初級的智慧。

知識未引出見識，無法落實於行動，無所謂價值，行動未說明方法或對策，會漫無目的，變成無頭蒼蠅亂衝亂闖，得不到結果，看不到執行力。

知識的最高層次是「智慧」，可以稱之為「知變（Know-To）或見解」，包括「To Be、To Do與To Go」，是為「知處」，見解到哪裡是最佳位置，「知用」知道運用什麼方法或生產怎樣產品更有效，以及「知動」知道走什麼路線或方向最正確。「知變」在能溫故知新，能夠前瞻(To Go)、創新(To Do)、應變(To Be)與發展(To Develop)，代表一個人的競爭力。

我們通常稱某個人是「人才」，在於他擁有「前瞻、創新、應變與發展」等的行動智慧。然而，智慧藏在人才各自的腦海中，不將見識呈現於簡報，不能落實於行動，我們見不到人才，看不到人的價值。

高明的簡報，在能顯示智慧，在能指出正確的目標和應有的對策，說明行動的策略和明確的計畫，或取得什麼地位，獲得什麼結果。沒有這類的功力，從何擔任高階的職務？又如何去指揮或帶動團隊的運作？由此，越想要進階高位，越需要了解知識的層次，學會文字溝通的能力。許多高官或高階人物，一再地遭受無能的批評，豈不是這個緣故？